Appearance
Hướng dẫn Sử dụng SaleHay
Dành cho: Chủ doanh nghiệp, quản lý, nhân viên sử dụng app.salehay.comThời gian đọc: 10 phút
Tổng quan Quy trình
1. Thiết lập Ban đầu
Use Case: Tạo Organization mới
- Đăng ký tại salehay.com → Chọn ngành
- Hệ thống tạo Organization + Tenant đầu tiên
- Đăng nhập app.salehay.com
- Vào Settings thiết lập:
- Thông tin cửa hàng (tên, SĐT, địa chỉ)
- Catalog (dịch vụ, sản phẩm)
- Team (thêm nhân viên, phân quyền)
- Queue (cấu hình xếp hàng)
Exception Cases
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Quên mật khẩu | Click "Quên mật khẩu" → OTP qua email |
| Muốn thêm chi nhánh | Portal → Organizations → "+ Thêm chi nhánh" |
| Nhân viên không thấy menu | Kiểm tra role — chỉ Manager/Admin thấy Settings |
2. Quản lý Leads
Use Case: Nhận lead từ landing page
Lead tự động chảy vào CRM khi khách submit form trên landing page (gắn tracking script).
- Vào tab Leads → Lead mới hiển thị status "Mới"
- Click lead → xem chi tiết (SĐT, nguồn, UTM, thời gian)
- Assign cho nhân viên phụ trách
- Gọi follow-up → ghi call log
Use Case: Tạo lead thủ công
- Tab Leads → Click "+ Thêm Lead"
- Điền: SĐT, Tên, Nguồn (walk-in, Zalo, Facebook)
- Chọn dịch vụ quan tâm (từ Catalog)
- Click "Lưu"
Use Case: Chuyển lead thành khách hàng
- Khi lead đặt lịch thành công → status tự chuyển "Converted"
- Hệ thống tự tạo Customer record gắn với lead
Exception Cases
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Lead trùng SĐT | Hệ thống auto-merge vào customer có sẵn |
| Lead spam (SĐT giả) | Right-click → "Đánh dấu spam" → chuyển Lost |
| Không biết nguồn lead | Kiểm tra UTM fields — nếu trống = organic/walk-in |
| Lead assign nhầm người | Click Assign → chọn lại nhân viên khác |
| Muốn xoá lead | Lead Detail → "Xoá" (soft delete, khôi phục được) |
3. Quản lý Bookings
Use Case: Tạo booking cho khách
- Tab Bookings → Click "+ Đặt lịch"
- Chọn khách hàng (tìm theo SĐT hoặc tên)
- Chọn dịch vụ (từ Catalog)
- Chọn ngày + giờ
- Click "Xác nhận" → Status = "Pending"
Use Case: Khách đặt online
Khách vào trang công khai (Public Page) → chọn dịch vụ → chọn giờ → submit. Booking tự động xuất hiện trong tab Bookings.
Use Case: Check-in khách đến
- Khi khách đến cửa hàng → tìm booking
- Click "Check-in" → Status = "Arrived"
- Sau khi phục vụ → Click "Hoàn thành" → Status = "Completed"
Exception Cases
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Khách muốn đổi giờ | Edit booking → chọn giờ mới |
| Khách huỷ lịch | Click "Huỷ" → Status = "Cancelled", ghi lý do |
| Booking trùng giờ | Hệ thống warning nhưng vẫn cho phép (quản lý tự quyết) |
| Khách đến sớm/muộn | Check-in bình thường — thời gian check-in ghi nhận tự động |
| Khách không đến (no-show) | Cuối ngày review → đánh dấu "No-show" |
4. Xếp hàng (Queue)
Use Case: Khách walk-in xếp hàng
- Tab Queue → Click "Thêm khách"
- Nhập SĐT hoặc tên
- Hệ thống cấp số thứ tự
- Khi đến lượt → Click "Gọi" → thông báo
Use Case: Khách tự check-in QR
- In QR code từ Settings → Queue
- Khách scan → nhập SĐT → nhận số thứ tự
- Quản lý thấy trên dashboard
Exception Cases
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Khách rời hàng đợi | Click "Huỷ" trên hàng đợi |
| Queue reset cuối ngày | Tự động reset (configurable) |
| Nhiều phòng/bàn | Cấu hình rooms trong Settings → Queue |
5. Payments & Hoá đơn
Use Case: Ghi nhận thanh toán
- Sau khi hoàn thành dịch vụ → vào Payments
- Chọn khách / booking
- Nhập số tiền, phương thức (tiền mặt, chuyển khoản, VietQR)
- Click "Lưu"
Use Case: Tạo VietQR cho khách
- Payments → chọn booking → Click "Tạo QR"
- QR code hiển thị với số tiền, bank info
- Khách scan trả tiền
Exception Cases
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Khách trả thiếu | Ghi nhận partial payment, note số dư |
| Hoàn tiền | Tạo payment âm + ghi lý do |
| Chưa setup bank info | Settings → Bank → thêm tài khoản ngân hàng |
6. Báo cáo & Analytics
Use Case: Xem báo cáo doanh thu
- Tab Reports → chọn khoảng thời gian
- Xem tổng quan: doanh thu, lead, conversion rate
- Chi tiết: theo nguồn, theo nhân viên, theo dịch vụ
- Export CSV cho kế toán
Use Case: Funnel analysis
- Reports → Tab "Funnel"
- Xem: Lead → Contacted → Booked → Converted
- Identify bottleneck (VD: contacted → booked thấp = vấn đề follow-up)
Exception Cases
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Báo cáo trống | Kiểm tra filter ngày, tenant đúng chưa |
| Số liệu không khớp kế toán | Export raw data → đối chiếu từng giao dịch |
| Muốn báo cáo custom | Dùng Export CSV → xử lý trên Excel |
7. Tình huống Ngoại lệ Chung
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Quên mật khẩu | Login → "Quên mật khẩu" → OTP email |
| Bị lock account | Liên hệ admin org hoặc SaleHay support |
| Data không load | Refresh page, kiểm tra internet |
| Nhân viên nghỉ việc | Settings → Team → Disable account (data giữ nguyên) |
| Cần backup dữ liệu | Reports → Export tất cả → CSV |
| Chuyển chi nhánh | Portal → switch tenant trong Organizations |
| Thêm ngành mới | Liên hệ SaleHay để thêm industry template |