Hướng dẫn: Quản lý Đặt Lịch & Xếp Hàng

Thao tác: Đón Tiếp Khách & Lấy Số Thứ Tự

Thông tin nhanh

• Người thao tác chính: Quản Lý / Lễ Tân
• Mục tiêu: Đảm bảo khách tới là được check-in vào máy liền tay, ai tới trước làm trước, khách có lịch không phải đợi người đến làm ngang xương.

1. Theo dõi lượng khách trong ngày

1. Mở trang màn hình chính (Dashboard) của phần mềm.
2. Ngó qua phần “Lịch Hôm Nay” (Upcomings) để lót dạ xem lượng khách dự kiến tới là bao nhiêu người, giờ giấc thế nào để chuẩn bị tâm lý và báo thợ.

2. Khi Khách vãng lai cứ thế đẩy cửa vào (Chưa hẹn)

1. Bấm mở mục Hàng đợi (Queue) trên menu.
2. Bấm nút “Cấp số mới” (Add Ticket).
3. Lễ tân nhẹ nhàng xin số điện thoại khách gõ vào. Nhờ vậy, nếu là khách lạ thì ghi nhận mới, nếu là khách quen thì phần mềm tự kéo lịch sử và hiện ngay Tên khách.
4. Bấm “Thêm vào hàng đợi”.
5. Kính coong! Số thứ tự của vị khách ấy tự động nhảy lên Màn hình Tivi treo ngoài phòng đợi. Khách tự biết phải chờ bao lâu.

3. Khách quen tới đúng giờ như đã Hẹn

1. Vẫn ở mục Hàng đợi (Queue).
2. Dùng ô Tìm kiếm nhanh, gõ vài số cuối điện thoại.
3. Máy sẽ báo ngay: “À khách này có lịch hẹn sẵn lúc 2 rưỡi nè”. Lễ tân chỉ việc bấm nút “Check-in”.
4. Khách được đẩy thẳng vào mâm chờ ưu tiên (chấm dứt tình trạng thợ đi nhận khách vãng lai khi khách có lịch đã tới).

4. Sau khi khách làm xong dịch vụ

1. Cả quá trình làm, tình trạng khách hiện trên máy là “Đang phục vụ” (Serving).
2. Thợ báo làm xong, Lễ tân bấm nút “Hoàn thành”. Phiếu chờ mất đi, trả lại phòng trống cho ca tiếp.
3. Nếu có thu tiền, máy sẽ hỏi chuyển qua mục Thanh toán hoặc in mã QR cho khách quét. Khách bước ra cửa, coi như xong 1 đơn gọn gàng.